Estructura de desglose del trabajo (EDT): definición y guía paso a paso

Si te da la impresión de que los proyectos son cada vez más complejos, es porque probablemente lo sean.

Conviene mantener una postura de transparencia para garantizar la coordinación entre las partes interesadas y los equipos. Sin embargo, esto puede derivar en un mayor número de procesos de toma de decisiones, cambios en los plazos, un control más estricto de la capacidad, así como tareas y subtareas repletas de matices.

Una herramienta fundamental de gestión de proyectos es la estructura de desglose del trabajo (EDT), que ayuda en gran medida a evitar que los proyectos entren en una espiral de descontrol. La claridad y la estructura son factores no negociables para los equipos de alto rendimiento. Por ello, conviene adoptar una estructura de desglose del trabajo bien diseñada para fomentar la colaboración efectiva, el sentido de la responsabilidad y resultados coherentes.

En este artículo se explica qué es una estructura de desglose del trabajo, los componentes clave que influyen en la gestión de proyectos y cómo crear una que suponga una transformación para el proceso.

¿Qué es la estructura de desglose del trabajo (EDT)?

Una estructura de desglose del trabajo (EDT) en la gestión de proyectos divide de manera jerárquica un proyecto en entregas o componentes más pequeños y gestionables, por ejemplo, en tareas.

Cada nivel de una estructura de desglose del trabajo describe de manera más detallada cada una de las tareas del proyecto, empezando por el resultado o la meta del proyecto que se sitúa en el nivel más alto. En el siguiente nivel, se incluyen las principales entregas del proyecto, después, las subentregas y, por último, los paquetes de trabajo.

Las tareas son las acciones o pasos específicos que se emprenden durante un proyecto, las entregas son los productos tangibles que derivan de esas tareas y los resultados son las consecuencias de mayor alcance o el valor obtenido a partir de la entrega de esos productos.

En el plano estratégico, las tareas y las entregas se centran en la ejecución y el progreso, mientras que los resultados cuantifican el verdadero éxito de un proyecto. Normalmente, esto se consigue a través del reflejo de su valor o impacto para la organización o las partes interesadas.

¿Cuál es el propósito de una EDT?

Una EDT en la gestión de proyectos organiza y define el alcance del proyecto dividiéndolo en secciones gestionables. Establece un marco de trabajo claro para la planificación, la ejecución y el control de los proyectos. A su vez, podrás supervisar la finalización del plan del proyecto y asegurarte de que este vaya según lo previsto.

La EDT describe cada tarea de cara a asignar las responsabilidades. Cada paquete de trabajo detalla las necesidades y duración de los recursos, lo que ayuda a estimar los costes y los plazos.

Componentes clave de la estructura de desglose del trabajo

Cada componente tiene una finalidad diferente, por lo que tienen roles y niveles de detalle específicos. El nivel más alto representa la meta final y el más bajo define detalles esenciales. Estos son algunos de los componentes más comunes de la estructura de desglose del trabajo:

• Fases: representan las principales etapas del ciclo de vida del proyecto mediante la agrupación de las actividades y tareas pertinentes.

• Tareas: las actividades individuales que se incluyen en cada fase de un proyecto.

• Subtareas: las tareas deben dividirse a su vez en otras actividades para llevar a cabo una planificación y ejecución más precisas.

• Entregas: los resultados tangibles o intangibles que se obtienen tras la finalización de las tareas.

• Subentregas: resultados más pequeños que contribuyen a completar las entregas más grandes del proyecto.

• Paquetes de trabajo: tareas detalladas o grupos de tareas con entregas específicas; por lo general, las unidades de trabajo más pequeñas de una EDT.

• Dependencias: las relaciones entre las tareas que ayudan a identificar las que hay que completar antes de empezar otras.

• Estimaciones: los recursos, el tiempo y los costes aproximados necesarios para completar un proyecto.

• Hitos: marcan la finalización de las fases clave, las entregas u otros objetivos del proyecto importantes.

La EDT organiza el proyecto en componentes manejables dividiendo el alcance en partes más pequeñas y detalladas. Los componentes claramente definidos facilitan la asignación de responsabilidades, la estimación de los costes, la planificación de los plazos y el seguimiento del progreso del proyecto.

Los dos tipos de estructuras de desglose del trabajo

Hay dos formas diferentes de articular una estructura de desglose del trabajo según las necesidades de tu proyecto:

1. EDT orientada a la entrega

Una estructura de desglose de trabajo (EDT) basada en las entregas se centra en los resultados del proyecto. Divide el proyecto en entregas principales en lugar de en fases. Esto es más útil para proyectos en los que el producto final o el resultado son claros y distintos.

2. EDT basada en fases

A diferencia de una EDT orientada a la entrega, una EDT basada en fases divide el proyecto según sus fases o etapas. Cada fase representa una sección importante del cronograma del proyecto, en el que todas las fases se dividen en tareas y actividades adicionales.

Este tipo es ideal para proyectos con etapas bien definidas, como la construcción o el desarrollo de software.

Herramientas de planificación de proyectos utilizadas para crear una estructura de desglose del trabajo

Si bien no son estructuras de desglose del trabajo en sí, las siguientes herramientas funcionan bien junto con una EDT para visualizar los cronogramas, los flujos de trabajo y la planificación.

Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es una representación visual del ciclo de vida del proyecto. Enumera las tareas en un cronograma y muestra los plazos, las dependencias y el progreso. Esta herramienta resulta muy eficaz para los equipos que precisan de instrucciones claras sobre la planificación del proyecto.

Kanban

Kanban es un método visual para gestionar el trabajo de un proyecto a medida que avanza en el marco de un proceso. Utiliza tarjetas en los tableros de kanban para representar las tareas y columnas e indicar las distintas etapas del flujo de trabajo.

Este método es ideal para la gestión de proyectos de metodología ágil y requiere una supervisión continua y ajustes frecuentes.

Calendarios

Los calendarios en la gestión de proyectos proporcionan una estructura basada en el tiempo para la EDT. Garantizan que las tareas finalicen según lo programado y realizan un seguimiento de los plazos, los hitos y la disponibilidad de los recursos.

El método de calendario es ideal para proyectos con plazos estrictos o plazos fijos, lo que puede ser excelente para procesos de marketing como la gestión de contenido.

Cómo crear una estructura de desglose del trabajo

Crear una EDT requiere varios pasos para garantizar un proyecto bien organizado. No te apresures en el proceso de toma de decisiones. Una estructura cuidadosamente diseñada resulta fundamental para el éxito de tu proyecto.

Si quieres empezar rápidamente, usa una plantilla de estructura de desglose del trabajo gratuita que te ayudará a seguir los cuatro pasos principales que se indican a continuación:

Paso 1: definir el alcance del proyecto e identificar las entregas

Define claramente el alcance general del proyecto y los objetivos específicos. Entiende las metas, las restricciones y los requisitos.

Un alcance claro constituye la base de toda la EDT. Cuanto más sólida sea la base, mayores serán las probabilidades de éxito.

A continuación, identifica los principales resultados o entregas del proyecto. Enumera los objetivos y resultados clave (OKR) que el proyecto pretende lograr. Por ejemplo, las entregas principales de un proyecto de aplicaciones móviles podrían incluir el diseño de la interfaz de usuario, el desarrollo del backend y la configuración de bases de datos.

Paso 2: crear una estructura jerárquica mediante tipos de actividad

Una vez que hayas identificado las entregas principales del proyecto, divídelas en subentregas más pequeñas y manejables. Por ejemplo, una entrega de interfaz de usuario puede incluir esquemas, maquetas y revisiones de diseño.

Por ejemplo, la jerarquía de Jira para representar los diferentes niveles de EDT es:

1. Epics: representan las principales entregas o fases del proyecto.

2. Actividades: epics divididas en paquetes de trabajo más pequeños y manejables.

3. Subtareas: las actividades se desglosan aún más en pasos procesables.

Paso 3: visualizar la estructura de desglose del trabajo

Los Planes de Jira te permiten visualizar y gestionar la jerarquía, desde las iniciativas hasta las subtareas. Arrastra y suelta las actividades para ajustar la estructura según sea necesario.

También puedes usar aplicaciones de Marketplace de Jira, como WBS Gantt-Chart for Jira, Structure for Jira o BigPicture. Estas aplicaciones proporcionan vistas específicas de diagramas de Gantt y EDT para mejorar la visualización y la gestión.

Identifica y describe las actividades necesarias para completar cada paquete de trabajo. Enumera todas las tareas, recursos y dependencias de gestión necesarios para lograr las metas del paquete de trabajo.

Por ejemplo, el borrador de esquemas iniciales implica recopilar los requisitos, crear una capa básica y presentar el borrador para su revisión.

Paso 4: vincular y realizar un seguimiento de las dependencias

Por último, usa las funciones de vinculación de Jira para mostrar las dependencias entre las tareas y las entregas, e identificar las rutas críticas y los posibles cuellos de botella.

Divide fácilmente las tareas grandes en partes más pequeñas para que sean más manejables y fáciles de lograr. Los flujos de trabajo de Jira pueden ayudar a mejorar la eficacia de los equipos de gestión de proyectos.

Crea una estructura de desglose del trabajo con las herramientas y plantillas adecuadas

Crear una EDT es crucial para organizar y gestionar tu proyecto de forma eficaz, pero adquirir las herramientas adecuadas puede resultar complicado. Jira hace que este proceso sea más fácil que nunca. También hay varias plantillas prediseñadas de Jira para crear y gestionar proyectos de forma eficiente.

¿Todo listo para agilizar tu proceso de gestión de proyectos? Consigue el plan Free de Jira hoy mismo y comprueba la diferencia que puede marcar una EDT bien estructurada.