Plazo: definición, ejemplos y cómo reducirlo

El plazo afecta a todas las empresas, ya sea que fabriques productos, desarrolles software o gestiones la prestación de servicios. Es la medida que puede marcar la diferencia en la satisfacción del cliente y la ventaja competitiva. Entender lo que significa el plazo y cómo optimizarlo puede ayudar a crear una empresa que responda con rapidez a las demandas del mercado y haga que los clientes regresen. 

Pero la definición de plazo abarca más que solo periodos de espera. Representa el tiempo total transcurrido desde el inicio de un proceso hasta su finalización, y abarca todos los aspectos de las operaciones, desde las relaciones con los proveedores hasta la entrega final. Las empresas que dominan la gestión del plazo suelen superar a sus competidores al ofrecer resultados más rápidos, reducir los costes y adaptarse con mayor rapidez a las cambiantes condiciones del mercado. 

Sigue leyendo para descubrir el significado del plazo en varios sectores y contextos, y obtener estrategias prácticas para minimizar los retrasos. 

¿Qué es el plazo?

El plazo es el tiempo que transcurre desde el inicio de un proceso hasta su finalización. Se puede aplicar a cualquier proceso en el que se lleve a cabo una serie de acciones.  Por ejemplo, un producto muy personalizado, como una obra de arte, puede tener un plazo largo debido a sus requisitos específicos y adaptados al cliente. En cambio, los productos estandarizados, como las aspiradoras, pueden requerir un plazo breve, pues cuentan con procesos de producción y gestión de inventario consolidados.

Las métricas de los plazos son cruciales para entender y optimizar los distintos procesos empresariales. Son parte fundamental de la planificación estratégica y la toma de decisiones, ya que conducen a una mayor satisfacción de los clientes y a una mejora continua.

El concepto se extiende más allá de la fabricación y abarca el sector de servicios, el desarrollo de software e incluso los procesos administrativos. El plazo de un restaurante puede ser el tiempo desde la realización del pedido hasta la entrega de la comida, mientras que una empresa especializada en asesoramiento mide el plazo desde la contratación del cliente hasta la finalización del proyecto.

Cómo se calcula el plazo

El cálculo del plazo sigue una fórmula sencilla: 

Plazo = Fecha de finalización - Fecha de inicio. 

La parte más difícil es definir exactamente cuándo comienzan y terminan los procesos, ya que esto varía de manera significativa según los sectores y los flujos de trabajo específicos.

Para un ejemplo básico de fabricación, si un cliente hace un pedido el 1 de enero y recibe el producto el 15 de enero, el plazo de entrega es de 14 días. Sin embargo, este simple cálculo puede volverse complejo cuando se tienen en cuenta los días hábiles, los días festivos y las diferentes zonas horarias.

Establecer puntos de inicio y finalización claros para la medición marca la diferencia en cuanto a precisión. Los puntos de inicio pueden incluir la recepción del pedido, la solicitud de material o el inicio de un proyecto. Los puntos de finalización pueden ser el envío del producto, la entrega al cliente o la aprobación del proyecto. La coherencia en estas definiciones garantiza un seguimiento preciso y comparaciones significativas a lo largo del tiempo.

Tipos de plazos

Los diferentes tipos de plazo tienen distintos propósitos en las operaciones comerciales. Comprender estas distinciones ayuda a las organizaciones a identificar áreas específicas de mejora y a asignar los recursos de manera más eficaz. Cada tipo se centra en segmentos de proceso particulares, lo que permite realizar iniciativas de optimización específicas.

Plazos de entrega al cliente

El plazo de entrega al cliente es el tiempo que transcurre entre el momento en que un cliente realiza un pedido y la fecha en que recibe el producto. Suele comenzar con la confirmación del pedido, pero también puede incluir el tiempo que se tarda en realizar el pedido. Abarca la preparación del producto, el embalaje y el envío, y termina con la entrega final.

Plazo del material

El plazo del material es común en la fabricación de productos. Mide el tiempo comprendido entre la identificación de la necesidad de materiales y su recepción. Por ejemplo, si un fabricante utiliza acero en bruto, el plazo del material incluye la definición de la cantidad y el grado necesarios, la realización del pedido al proveedor, comprender el plazo del proveedor para producir los materiales según las especificaciones y contabilizar el embalaje y el envío.

Plazo de producción

El plazo de producción es el tiempo que se tarda en crear un producto una vez que se dispone de todas las materias primas. Esta métrica interna de plazos no incluye el envío a los clientes, sino que termina cuando el producto está listo. Por ejemplo, el plazo de producción en el desarrollo de software abarca la recopilación de requisitos, la elaboración de especificaciones de diseño y desarrollo, el desarrollo del software, las pruebas y la publicación.

Este tipo de plazo está principalmente bajo el control de la empresa, por lo que es un objetivo ideal para mejorar los procesos. Los fabricantes pueden centrarse en la eficiencia de los equipos y la optimización del flujo de trabajo, mientras que los equipos de software pueden hacer hincapié en los procesos iterativos y las pruebas automatizadas.

Plazo acumulado

El plazo acumulado representa el tiempo total desde la adquisición del material hasta la entrega final, abarcando todos los demás tipos de plazos. Esta medición integral refleja todo el ciclo de producción y suministro, proporcionando la imagen más completa de la eficiencia operativa.

Comprender el plazo acumulado ayuda a las organizaciones a identificar qué componentes son los principales responsables de los retrasos generales. Una empresa puede descubrir que, si bien la producción es eficiente, la adquisición de materiales es la que provoca mayores retrasos, lo que sugiere la necesidad de centrarse en las relaciones con los proveedores y la gestión del inventario.

Plazo de entrega

El plazo de entrega mide específicamente el tiempo necesario para transportar los productos terminados al cliente. Los métodos de envío y los socios logísticos influyen en gran medida en este componente, por lo que la selección de proveedores y la estrategia logística son consideraciones cruciales.

La ubicación geográfica desempeña un papel importante en el plazo de entrega, ya que las empresas suelen establecer centros de distribución regionales para reducir el tiempo de transporte.

Componentes del plazo

El plazo se divide en una serie de elementos específicos que permiten medir, supervisar y optimizar los procesos. Entre los componentes se incluyen los siguientes:

• El preprocesamiento comprende las actividades que suceden antes de la compra de materiales o productos, como la identificación de los requisitos, la creación del trabajo o de la declaración de trabajo y la realización del pedido. Estas actividades preceden a la realización del pedido real y pueden variar según el sector.

• El procesamiento incluye el tiempo transcurrido desde la recepción del pedido hasta la producción del producto. En el desarrollo de software, se corresponde con el tiempo necesario para crear una nueva función. En la fabricación, se trata del tiempo para crear el producto físico.

• El tiempo de espera es el tiempo comprendido entre el preprocesamiento y el procesamiento. Por ejemplo, si el producto figura en una hoja de ruta estratégica, pero tiene proyectos por delante, el tiempo de espera indica el tiempo transcurrido entre la realización del pedido y el inicio del procesamiento.

• El almacenamiento se refiere al tiempo que un producto se conserva en una instalación, como un almacén, antes de su envío.

• El transporte es el tiempo que un producto está en tránsito, desde que sale del almacén hasta que llega al cliente.

• La inspección es cuando el cliente debe comprobar que el producto cumple con su aprobación. En el caso de los artículos fabricados, esto puede implicar pruebas para garantizar que el producto funciona como se espera. En el desarrollo de software, este suele ser el periodo de prueba de aceptación del usuario. En todos los ejemplos, el tiempo de inspección puede incluir la corrección del producto.

Factores que afectan al plazo

Muchos factores pueden influir en el plazo, incluidos los siguientes:

• Disponibilidad de los proveedores: la precisión de tus previsiones sobre los plazos dependerá de la exactitud de las de tu proveedor. Si el proveedor no puede conseguir los materiales, sus plazos se alargan.

• Fiabilidad del proveedor: la calidad de los materiales que recibe tu proveedor puede afectar de manera significativa a tu plazo, sobre todo si hay que reparar o sustituir los productos.

• Procesos de producción: cada paso del proceso de producción puede alargar o acortar los plazos. Los procesos eficientes reducen los plazos, mientras que los procesos opacos o complejos pueden aumentar los plazos.

• Niveles de inventario: los niveles de inventario bajos durante una alta demanda pueden alargar los plazos. Sin embargo, un exceso de inventario que requiera almacenamiento también puede provocar ineficiencias en el procesamiento de los pedidos.

• Transporte: la distancia que deben recorrer los productos entre tu almacén y tu cliente, así como si deben pasar por la aduana o someterse a inspecciones reglamentarias, puede afectar a los plazos.

• Calidad: la fiabilidad de tus productos y el incumplimiento de las expectativas del cliente pueden influir en la necesidad de enviar productos de sustitución. Cuando esto ocurre, el plazo desde el pedido hasta la entrega al cliente se duplica prácticamente.

• Demanda: la demanda de productos puede ser estacional. Por ejemplo, si fabricas muebles de exterior, la demanda aumenta durante los meses cálidos. Si la demanda supera el proceso de producción, pueden producirse retrasos en los pedidos. Cada vez que un pedido se atrasa, el plazo medio aumenta.

• Comunicación: una mala comunicación entre los equipos o con los proveedores y los transportistas puede generar ineficiencias. Por ejemplo, puede ocurrir que los pedidos no se envíen aunque el producto esté disponible o que se retrase el pedido de materias primas.

• Eventos externos: la pandemia de la COVID-19 interrumpió la cadena de suministro y provocó plazos prolongados. Otros acontecimientos, como los desastres naturales, los cortes eléctricos, la construcción de carreteras y los eventos políticos, también pueden afectar a los plazos.

Cómo reducir el plazo en 6 sencillos pasos

Reducir los plazos crea una ventaja competitiva al reducir los costes y mejorar el flujo de caja, al mismo tiempo que aumenta la satisfacción del cliente. 

Reducir los plazos de entrega mejora varias áreas de tu negocio a la vez. Obtendrás mejores resultados si abordas los procesos, la tecnología y las habilidades del equipo de manera conjunta, en lugar de arreglar las cosas de una en una. Concéntrate en los cambios que generen el mayor beneficio por el esfuerzo que realizas.

Estas estrategias funcionan en diferentes sectores. Los detalles pueden cambiar según la empresa, pero los enfoques básicos reducen el plazo de manera constante.

1. Entiende qué es lo que está causando retrasos

Revisa los procesos que contribuyen al plazo. Elimina cualquier paso innecesario o actividad que no aporte valor. Recuerda que la optimización de los procesos puede requerir añadir nuevos pasos para reducir el plazo.

Por ejemplo, si las revisiones reglamentarias afectan a tus plazos, determina el grado de reelaboración al que se someten tus productos finalizados. Asigna a una persona o un equipo para que comprenda el cumplimiento y valide que las especificaciones cumplen con esos requisitos. También pueden resultar beneficiosas otras medidas adicionales, como las pruebas de conformidad de los productos acabados. Si bien estas medidas pueden aumentar al inicio el plazo de producción, en última instancia pueden reducir el plazo acumulado de tus productos. 

Si vas a comprar materias primas, revisa la ratio de repetición de pedidos y rechazos por motivos de calidad. Busca oportunidades de mejorar la calidad. Por ejemplo, definir requisitos más claros para los materiales que necesitas, auditar la calidad de varios proveedores o revisar cómo almacenas y utilizas los materiales.

2. Mejora las relaciones con los proveedores para obtener mejores resultados y tiempos de entrega más rápidos

Conoce a tus proveedores y haz tus deberes. Los productos más baratos pueden convertirse en los más caros si afectan al tiempo de ejecución por su reelaboración, la falta de fiabilidad o la disponibilidad inconsistente. Gestionar la relación con los proveedores es fundamental para conseguir materiales de gran calidad, negociar precios favorables y gestionar de forma eficaz los materiales rechazados o reelaborados.

Al seleccionar los proveedores, revisa sus tiempos de ejecución, ubicaciones y fiabilidad. Los proveedores locales suelen entregar con mayor rapidez y la proximidad te permite desarrollar mejores relaciones. Cuando se produce un problema, tener una relación sólida con tu proveedor puede ayudarte a superar los desafíos rápidamente.

3. Optimiza los procesos internos para centrarte en el trabajo de mayor impacto

La automatización de las tareas repetitivas elimina los errores humanos y reduce de forma significativa el tiempo de procesamiento. Identifica los cuellos de botella en los que el trabajo se acumula de manera constante y rediseña estas áreas para facilitar flujos de trabajo más fluidos. La colaboración entre equipos es crucial para mantener los flujos de trabajo optimizados, ya que el traspaso de competencias entre departamentos suele provocar retrasos.

La estandarización de los procedimientos en todos los equipos garantiza una ejecución uniforme y reduce la variación en los tiempos de procesamiento. Documenta las prácticas recomendadas y crea protocolos claros para situaciones comunes. Este enfoque ayuda a los nuevos miembros del equipo a contribuir más rápido y reduce la curva de aprendizaje para procesos complejos.

4. Optimiza la gestión del inventario

Las estrategias de inventario just-in-time (JIT) pueden reducir de forma considerable el tiempo almacenamiento y los costes asociados, pero requieren una previsión precisa de la demanda para evitar que se agoten las existencias. Las estrategias de inventario de seguridad proporcionan protección contra la incertidumbre de la demanda y, al mismo tiempo, mantienen niveles de inventario razonables.

La gestión eficaz del inventario equilibra los costes de almacenamiento con los niveles de servicio. Las técnicas avanzadas de previsión y la supervisión en tiempo real de la demanda ayudan a las organizaciones a mantener niveles óptimos de inventario. Considera la posibilidad de implementar puntos de pedido automatizados y trata de asociarte con proveedores que permitan un reabastecimiento rápido cuando sea necesario.

5. Invierte en tecnología que alinee el trabajo con las metas

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) integran varios procesos empresariales y proporcionan visibilidad en tiempo real de las operaciones. Los análisis con tecnología de IA pueden encontrar patrones y predecir posibles retrasos antes de que ocurran. Estas herramientas permiten una gestión proactiva en lugar de una resolución reactiva de problemas.

Los sistemas de seguimiento en tiempo real permiten la identificación inmediata de los retrasos y facilitan las respuestas rápidas. La información predictiva ayuda a los equipos a anticipar los problemas e implementar medidas preventivas. Las aplicaciones móviles y las plataformas basadas en la nube permiten a los miembros del equipo acceder a información crucial y tomar decisiones fundamentadas, independientemente de su ubicación.

6. Forma a tu equipo e informa a otras partes interesadas

La educación continua sobre mejoras de procesos y herramientas tecnológicas garantiza que los miembros del equipo puedan contribuir de forma eficaz a los esfuerzos que reducen los plazos. Los equipos bien formados identifican de manera proactiva los posibles retrasos e implementan soluciones antes de que los problemas se agraven.

La formación cruzada de los miembros del equipo en múltiples habilidades reduce la dependencia de personas específicas y permite una dotación de personal más flexible.

Ejemplo de plazo para un pedido personalizado online

Imagina que un cliente solicita una configuración personalizada de un portátil a un comercio minorista online. El proceso comienza cuando el cliente envía su pedido el lunes por la mañana, lo que desencadena varias actividades paralelas que ilustran los diferentes componentes del plazo. 

La fase de preprocesamiento tarda 2 horas, ya que el sistema valida la configuración, procesa el pago y genera las órdenes de trabajo. La adquisición de materiales se realiza al mismo tiempo, por lo que se requiere 1 día para recopilar componentes específicos de varios proveedores. La espera más larga se produce para una tarjeta gráfica especializada que tarda 3 días en llegar del fabricante. 

La producción comienza una vez que todos los componentes están disponibles, y el montaje, las pruebas y el embalaje del portátil tardan 6 horas. La inspección de calidad añade otras 2 horas para garantizar que el sistema cumpla con las especificaciones. El portátil completo entra en el proceso de envío y pasa un día en el almacén antes de que el transportista lo recoja. El transporte tarda 2 días mediante envío por tierra en llegar al cliente. 

El plazo total desde la realización del pedido hasta la entrega es de 7 días.

3 plantillas para controlar el plazo

Gestionar el plazo es mucho más fácil cuando tienes las herramientas visuales adecuadas para hacer un seguimiento del progreso e identificar los problemas antes de que se agraven. Las siguientes plantillas convierten complejos cronogramas de proyectos en hojas de ruta claras y prácticas que mantienen a los equipos coordinados y las entregas según lo previsto. Con las funciones de optimización integradas de Jira y Confluence, estas plantillas proporcionan una visibilidad inmediata de dónde se producen los retrasos y cómo evitarlos. 

Plantilla de cronograma del proyecto de Jira

Esta plantilla ayuda a los equipos a planificar las fases del proyecto con fechas de inicio y finalización claras, creando hojas de ruta visuales que abarcan semanas o meses. Mejora la visibilidad en todos los departamentos e identifica los posibles cuellos de botella al principio del proceso de planificación. Los equipos pueden hacer un seguimiento de las dependencias de los hitos y ajustar los cronogramas de forma proactiva cuando se producen retrasos. 

Plantilla de planificación de proyecto de Jira

Esta plantilla divide las entregas grandes en tareas asequibles con dependencias claras y asignaciones de recursos. Las tareas programadas ayudan a reducir la incertidumbre y a coordinar a los miembros del equipo con las expectativas de entrega. La plantilla incluye seguimiento del tiempo integrado e indicadores de progreso que señalan cuando los proyectos se retrasan.

Plantilla de flujo de trabajo de cronograma de Confluence

Esta plantilla admite la planificación multifuncional con un cronograma visual que conecta la estrategia con la ejecución. Los equipos pueden documentar el progreso, vincular directamente con incidencias de Jira y mantener la coordinación entre varios flujos de trabajo. La plantilla incluye herramientas de comunicación con las partes interesadas y actualizaciones de estado que mantienen a todo el mundo informado, lo que elimina la necesidad de reuniones prolongadas. 

Optimiza el seguimiento del plazo con Jira

Jira ofrece potentes funciones para medir y supervisar los plazos en los flujos de trabajo de desarrollo de software y gestión de proyectos. Los equipos pueden configurar flujos de trabajo personalizados para rastrear incidencias en cada etapa del proceso de desarrollo. 

Las funciones de seguimiento del flujo de trabajo de Jira permiten un análisis detallado de en qué se invierte el tiempo durante los ciclos de desarrollo. Las reglas de automatización pueden desencadenar notificaciones cuando las incidencias permanecen en estados específicos durante demasiado tiempo, lo que ayuda a los equipos a abordar de manera proactiva los posibles retrasos. Las herramientas de creación de informes integradas proporcionan información sobre las fases de la gestión de proyectos e identifican los cuellos de botella en el proceso de desarrollo. 

Las capacidades de integración de Jira permiten a los equipos conectarse con otras herramientas de su ecosistema de desarrollo, lo que proporciona una visibilidad completa del plazo durante todo el proceso de planificación del proyecto. Los paneles personalizados pueden mostrar métricas de los plazos en tiempo real, lo que permite tomar decisiones basadas en datos sobre la asignación de recursos y las mejoras de los procesos.

Las funciones avanzadas, como los gráficos de trabajo pendiente y los diagramas de flujo acumulado, ayudan a los equipos a visualizar las tendencias de los plazos a lo largo del tiempo. Estas visualizaciones respaldan las actividades de planificación anual y ayudan a los equipos a establecer expectativas realistas de gestión del tiempo para futuros proyectos.

Los equipos también pueden crear planes de acción basados en los datos de los plazos, centrando los esfuerzos de mejora en las áreas de mayor impacto. Estas actividades respaldan objetivos más amplios de estrategia de productos y ayudan a las organizaciones a establecer metas de manera más eficaz.