Guía de adopción de Cloud
Los recursos que necesitas para crear y ejecutar un plan de adopción y gestión de cambios exitoso
Guía de adopción y gestión de cambios de Atlassian
En esta guía, analizamos las mejores prácticas y ofrecemos consejos para implementar correctamente Atlassian Cloud en toda tu organización y a gran escala, de modo que puedas impulsar cambios duraderos en la forma en que los equipos trabajan y colaboran. La guía explica cómo crear tu estrategia, formar tu equipo principal, definir los parámetros del éxito, conseguir el beneplácito del equipo ejecutivo, fomentar una comunidad de mejores usuarios, diseñar una estrategia de comunicación y desarrollar formación y soporte eficaces.
Por qué la gestión de cambios es importante para tu organización
Nuestros clientes confían en Atlassian para impulsar los procesos empresariales cruciales para su misión. A medida que avanzan en la transformación digital y adoptan formas ágiles de trabajo, muchos están migrando sus conjuntos de herramientas a Atlassian Cloud para reducir los gastos generales, reasignar los costes de infraestructura, acelerar la productividad y disfrutar de la tranquilidad que ofrecen la seguridad y el cumplimiento integrados.
Para reconocer el máximo rendimiento de la inversión, necesitas que tus equipos utilicen Atlassian Cloud de forma activa para impulsar su actividad diaria. El éxito depende de la adopción, que requiere orientar al personal en el proceso de cambio.
Para obtener el máximo rendimiento de su nueva inversión en Cloud, sus equipos deben crear una rutina coherente para utilizar las aplicaciones con el fin de coordinarse y trabajar de forma conjunta. Atlassian Cloud proporciona ese marco y ofrece a los equipos prácticas recomendadas repetibles para colaborar, intercambiar conocimientos y ejecutar el trabajo a escala. Con el tiempo, estas rutinas se convertirán en hábitos que reforzarán el trabajo en equipo y tendrán un impacto duradero en el negocio.
Por ello, es fundamental elaborar un plan de gestión de cambios eficaz. Desde la aprobación de las partes interesadas hasta la formación de los usuarios, un plan bien diseñado ayuda a los equipos a adoptar nuevas herramientas, migrar correctamente y sacar el máximo partido a largo plazo de Atlassian Cloud. Profundicemos en ello.
Los cambios duraderos requieren esfuerzo
Hasta cierto punto, todos estamos cansados de los cambios. Ya sea una nueva herramienta o un nuevo proceso que tengamos que seguir, parece que siempre hay algo que está cambiando. Es importante tener esto en cuenta a la hora de crear un plan para implementar cualquier cambio en un equipo, no solo los cambios de tecnología o software. Para minimizar las incomodidades causadas por los cambios, conviene que todas las piezas se muevan en la misma dirección. Eso significa que las personas, los procesos y las herramientas tienen que trabajar en armonía para lograr cambios eficaces y duraderos.
En última instancia, la adopción definitiva depende de cómo se perciba el cambio en el día a día. Si los usuarios obtienen beneficios tangibles, como resultados más rápidos, menos trabajo manual y nuevas posibilidades, es mucho más probable que acepten el cambio. Intenta crear un entorno en el que los usuarios quieran usar las herramientas en la nube porque les facilitan el trabajo y les ofrecen mejores resultados.
Ventajas de un programa exitoso de adopción y gestión de cambios
Un programa de adopción estratégica y gestión de cambios ofrece tres resultados clave:
1. Aumento de la productividad
Una gestión adecuada de los cambios, con formación y asistencia específicas, permite a los usuarios empezar a trabajar desde el primer día. En lugar de tener que buscar credenciales de inicio de sesión o documentación, los equipos se pueden centrar en los objetivos empresariales que impulsan los resultados.
2. Reducir la shadow IT
Al implementar las aplicaciones de Atlassian de forma estratégica, te aseguras de que los equipos entiendan cuándo y cómo usar cada aplicación para sus necesidades específicas. Si se cumplen los requisitos tecnológicos a través de los canales de formación y comentarios adecuados, los equipos no buscarán alternativas no autorizadas que generen riesgos técnicos, de facturación y de seguridad.
CONSEJO: utiliza el descubrimiento de productos automático (disponible con Atlassian Guard o Cloud Enterprise) para identificar las instancias no autorizadas de tu organización y consolidarlas bajo la gestión oficial de TI.
3. Ahorro de tiempo y dinero
Una planificación exhaustiva de la migración con una implementación cuidadosa reduce las solicitudes de soporte técnico posteriores a la migración y evita costosas repeticiones. Los equipos que no se adaptan a los cambios suelen requerir costosas reimplementaciones.
Obstáculos habituales para una adopción exitosa
A pesar de las ventajas anteriores, el cambio rara vez ocurre de forma orgánica. Los obstáculos más frecuentes son:
- Inercia y resistencia a nuevos procesos
- Descoordinación de objetivos entre los equipos comerciales y de TI
- Respaldo insuficiente por parte de los principales responsables de la toma de decisiones
- Confusión en el cronograma sobre las fases de implementación
- Propuesta de valor poco clara para los usuarios finales
- Sobrecarga de herramientas sin pautas de uso
La introducción de un plan de gestión de cambios garantiza que los equipos entiendan qué está cambiando, cómo, por qué y cuándo, además de proporcionar los conocimientos y recursos necesarios para tener éxito. En el resto de esta guía, se detallan los pasos probados para prepararse de cara al cambio e impulsar una adopción a largo plazo.
CONSEJO: descarga nuestra plantilla de plan de gestión de cambios para estructurar tu transformación digital y aplicar las estrategias que se describen en esta guía. La plantilla del plan de gestión de cambios te ayudará a planificar y ejecutar la migración a Cloud, al tiempo que mantienes informadas e involucradas a todas las partes interesadas.
Paso 7: Crea un plan de formación y soporte
Gracias a la formación, los equipos confiarán en Atlassian Cloud desde el primer día. Un plan bien pensado proporciona a los usuarios los conocimientos necesarios y establece canales de soporte que mantienen la adopción a lo largo del tiempo.
Crea un centro de aprendizaje
Ofrece a tus usuarios acceso a un centro de aprendizaje centralizado, que funciona como recurso integral y fuente de información fiable para todo lo que necesitan para garantizar una transición correcta a Atlassian Cloud. El centro debe tener recursos con un mensaje de bienvenida, enlaces a recursos de aprendizaje, cronogramas de aprendizaje, hojas de consejos y preguntas frecuentes. Puedes usar las plantillas de centro de migración de Jira, Confluence y Jira Service Management para obtener ideas sobre cómo compartir información clave.
CONSEJO: ¡Aprovecha nuestras funciones integradas en la aplicación, como la incorporación personalizada de Jira, para exhibir tu centro!
Diseña una formación para todos los aprendices
Ofrece recursos en varios formatos para que coincidan con diferentes estilos de aprendizaje, como guías escritas, vídeos y demostraciones interactivas. Céntrate en las tareas que los usuarios realizan con más frecuencia, como crear incidencias de Jira o editar páginas de Confluence, para que la formación sea relevante desde el principio.
Crea listas de comprobación para la incorporación
Proporciona una lista de comprobación sencilla para los nuevos usuarios, que abarque tanto las tareas universales (por ejemplo, establecer zonas horarias) como las configuraciones exclusivas de tu organización. Una guía clara reduce la confusión y facilita la comprensión de las nuevas herramientas en la nube.
También puedes remitir a los usuarios a nuestros cursos de aprendizaje bajo demanda para que vean las diferencias entre Data Center y Cloud, lo que permite una transición rápida a la nube de Jira, Confluence y Jira Service Management.
Impulsa al equipo de TI y a los campeones
Entrena a tu red de administradores de TI y a los campeones junto con los usuarios finales. Así garantizas que tu equipo de soporte esté preparado para resolver las incidencias rápidamente, mientras que los campeones pueden responder a las preguntas y compartir las prácticas recomendadas con sus equipos.
Proporciona asistencia continua
Configura los canales de Slack o Teams, donde los usuarios pueden hacer preguntas y obtener respuestas rápidamente. Anima a los campeones a supervisar estos espacios, lo que permite escalar el soporte más allá de TI.
CONSEJO: Utiliza esta guía y tu propio documento personalizado de preguntas frecuentes como base de formación sobre aplicaciones en la nube. La guía describe los cambios importantes que deben incluirse antes del lanzamiento y se puede utilizar para investigar las preguntas de los nuevos usuarios. Luego, usa tus propias preguntas frecuentes como documento dinámico para recopilar y abordar las preguntas más frecuentes a lo largo de la vida útil de la aplicación.
Paso 8: Prueba de aceptación de usuario
La adopción tiene éxito cuando los equipos ven que se resuelven los problemas reales. Centra la implementación en los casos prácticos más importantes de cada departamento, de forma que los usuarios conecten inmediatamente las aplicaciones de Atlassian a su trabajo diario.
Detecta los desafíos
Para hacerlo, debes identificar los desafíos actuales y determinar cómo puedes usar las aplicaciones de Atlassian para resolverlos. Trabaja con expertos en la materia para identificar los puntos problemáticos entre los equipos. Pregunta dónde se ralentizan los procesos, se interrumpen las transferencias o se pierde la actividad. Estos desafíos son los mejores puntos de entrada para la adopción.
Define casos prácticos
Una vez que hayas definido el alcance de la implementación y hayas decidido en qué departamentos se realizará primero, podrás elegir los casos de uso por departamento. De nuevo, trabaja con los expertos en la materia de tu empresa para identificar los casos prácticos adecuados, ya que pueden parecer distintos en la nube o ser completamente nuevos.
Aquí tienes un ejemplo de cómo puedes identificar casos de uso para cada departamento (o para toda la organización):
Departamento | Desafíos actuales | Casos de uso |
|---|---|---|
| Marketing | Desafíos actuales
| Casos de uso
|
| RR. HH. | Desafíos actuales
| Casos de uso
|
| Legal | Desafíos actuales
| Casos de uso
|
| Operaciones | Desafíos actuales
| Casos de uso
|
Es posible que te encuentres más casos prácticos de los que puedas encargarte a la vez, así que empieza por lo más sencillo y prioriza cuáles abordar primero. Prioriza según el impacto empresarial y la preparación del equipo, y luego haz una prueba piloto con un grupo voluntario. Los primeros logros generan estudios de casos internos e impulsan una implementación más amplia.
CONSEJO: No te limites a replicar los antiguos flujos de trabajo en la nube. Aprovecha la migración como una oportunidad para simplificar, modernizar y explorar las nuevas capacidades integradas en Atlassian Cloud.
Confirmar preparación
Antes de ampliar la adopción, confirma que la implementación servirá de apoyo a los equipos desde el primer día. La definición de un Producto viable mínimo (MVP) y la ejecución de las Pruebas de aceptación de usuario (UAT) se aseguran de que la migración ofrezca estabilidad y continuidad empresarial.
MVP describe las funcionalidades esenciales que los equipos necesitan para alcanzar el éxito inmediatamente tras el lanzamiento. Esto debería cubrir entre el 70 y el 80 % de las tareas diarias, centrándose en los flujos de trabajo y las funciones críticas para la empresa. Una vez que se defina y acuerde el MVP, se utilizará en la UAT para determinar qué pruebas se realizan.
UAT valida el MVP con usuarios reales antes de la migración. Las Pruebas de aceptación de usuario (UAT, por sus siglas en inglés) confirman que los flujos de trabajo, las integraciones y las funciones clave funcionan según lo previsto, lo que da seguridad a los equipos y muestra las mejoras con antelación.
CONSEJO: Los usuarios piloto de UAT deben incluir Campeones, usuarios avanzados, administradores y al menos un representante de cada departamento clave. Estos usuarios deben proporcionar comentarios exhaustivos, reducir las sorpresas y establecer un tono positivo para la adopción en toda la organización.
1. Cambio = Personas + Procesos + Herramientas
Los cambios que más éxito tienen siempre comienzan con las personas. Muchas de las iniciativas se encuentran con dificultades porque se centran solo en los procesos o la tecnología. Haz hincapié y articula los beneficios para las personas, los equipos y la organización a fin de generar conciencia y entusiasmo. Cuando los empleados descubren cómo facilita el cambio su actividad, es más probable que lo acepten.
2. La adopción es un viaje continuo
Lanzar comunicaciones de cambio es solo el principio. La verdadera adopción lleva tiempo, ya que las personas deben admitirla, aceptarla y adaptarse. Refuerza tu mensaje con actualizaciones coherentes y recuerda que la tecnología también evoluciona. Mantén a los usuarios informados sobre las nuevas funciones y mejoras para que la adopción siga creciendo.
CONSEJO: Si ya tienes un boletín, una intranet o un canal de Slack o Teams, plantéate compartir cada mes consejos y sugerencias, nuevas funciones destacadas y oportunidades de formación.
3. Mantente en contacto con los usuarios dondequiera que estén
Muestra a los equipos cómo las nuevas aplicaciones se adaptan a sus flujos de trabajo existentes. Deja claro a qué reemplazará el nuevo proceso o herramienta y conecta la adopción directamente con su actividad diaria. La empatía es clave: cuando los usuarios ven continuidad en lugar de interrupción, el cambio se asume como más manejable.
CONSEJO: Demuestra cómo las aplicaciones de Atlassian, como Jira, se integran con herramientas como Slack. Las integraciones facilitan las transiciones y muestran a los usuarios cómo Cloud mejora, en lugar de interrumpir, su actividad. Obtén más información sobre las integraciones aquí.
4. La aceptación debe empezar desde arriba
Si, mientras planificas tu implementación, cuentas con altos ejecutivos y líderes que respalden el cambio, puede ayudar a que haya una aceptación más amplia del cambio en la organización. Además de tus patrocinadores ejecutivos formales, intenta que un grupo adicional de altos directivos respalde la iniciativa. Bastaría con que reenvíen el anuncio a sus departamentos para demostrar que están de acuerdo y que lo apoyan. También recomendamos organizar una sesión de formación específica para los altos directivos, para que sepan cómo se verán afectados sus equipos.
La aceptación del liderazgo acelera la adopción. Junto con el patrocinador ejecutivo, involucra a otros líderes sénior para que respalden el cambio. Incluso los gestos más sencillos, como enviar anuncios de lanzamiento o asistir a una sesión de formación, demuestran a los equipos que esta iniciativa es importante. También recomendamos organizar una formación dedicada a líderes para ayudarlos a comprender tanto las herramientas como la perspectiva del usuario.
5. Crea una comunidad de campeones con antelación
Enfréntate a tus Campeones de todos los niveles lo antes posible. Su entusiasmo y credibilidad impulsan la adopción en los departamentos antes de implementarlo en el resto de la empresa. Un programa piloto para los campeones les permite probar primero las herramientas, involucrar a sus compañeros y ofrecer comentarios valiosos que refuercen tu lanzamiento en general. Los Campeones te dirán si los mensajes funcionan y dónde puedes mejorarlos, lo que te dará la oportunidad de corregir el rumbo y aumentar el éxito de la implementación.
6. Haz que el cambio sea divertido
Si es apropiado, gamifica la adopción con actividades alegres que fomenten la aceptación y el compromiso.
- Competiciones amistosas entre departamentos sobre el uso de herramientas
- Una convocatoria para el caso práctico más creativo
- Los beneficios y los casos prácticos en un boletín mensual
7. Mostrar es mejor que contar
Las demostraciones siempre son más eficaces que las instrucciones por sí solas. Diseña un plan de formación para enseñar a los usuarios cómo funcionan las herramientas en escenarios reales.
- Organiza sesiones de almuerzo y aprendizaje en las que los equipos puedan probar aplicaciones de forma práctica
- Ofrece formación específica para cada departamento que pueda aplicarse a casos prácticos reales (idealmente dirigida por campeones)
- Graba estas sesiones para reutilizarlas para la incorporación de nuevos empleados
8. Mantén un circuito de comentarios abierto
Los lanzamientos se adoptan mejor cuando los usuarios se sienten escuchados. Define cómo se recopilarán los comentarios y cómo se actuará en consecuencia, ya sea a través de los canales de Campeones, Slack o Teams, las encuestas o tu centro de asistencia. Un buen ciclo de comentarios permite abordar las inquietudes rápidamente, capturar las prácticas recomendadas y hacer un seguimiento de los resultados empresariales que ofrece la adopción. Puede haber resistencia, pero puedes abordarla directamente con tus comunicaciones que reiteran las razones del cambio, la habilitación y el apoyo que proporcionarás y los canales de comentarios disponibles.

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