
Plantilla de organigrama
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Genera claridad organizativa y aumenta la eficiencia de los proyectos en empresas de todos los tamaños
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Imagina moverte por una ciudad bulliciosa sin un mapa o intentar cocinar un nuevo plato sin una receta. Algo parecido sería lanzar un proyecto complejo sin una cadena de mando clara o roles definidos.
En una organización en crecimiento, la falta de claridad en torno a los roles, las responsabilidades y las estructuras jerárquicas puede generar rápidamente confusión, esfuerzos duplicados y oportunidades perdidas. La comunicación se atasca, los nuevos empleados se sienten perdidos e incluso los gerentes de proyectos experimentados pueden tener dificultades para entender cómo se relaciona su trabajo con las metas generales de la empresa.
Aquí es precisamente donde un organigrama eficaz se vuelve indispensable. Es más que un simple diagrama estático: es un plano dinámico para fomentar la claridad, la comunicación y la colaboración dentro de la empresa. Una plantilla de organigrama bien diseñada proporciona el marco visual necesario para poner orden en esta complejidad, ya que garantiza que todas las personas y los equipos entiendan su lugar, propósito y conexiones dentro de la jerarquía de la empresa.
¿Qué es un organigrama?
Un organigrama describe la estructura básica de una organización, lo que facilita la identificación de las carencias de recursos y ofrece una imagen detallada de tu empresa. Puedes usar un organigrama para comprender mejor los roles, las responsabilidades, las relaciones y los puestos y cargos de tu empresa que definen la jerarquía organizativa.
Un organigrama eficaz simplifica el proceso de incorporación al proporcionar a los nuevos empleados una representación visual clara de la estructura organizativa. Los nuevos miembros del equipo pueden conocer rápidamente quién está a cargo de qué. El organigrama también aclara las relaciones jerárquicas y ayuda a los nuevos empleados a identificar a sus subordinados directos, lo que facilita conocer la jerarquía y los canales de comunicación de la empresa.
La wiki de tu empresa es una parte crucial del organigrama, ya que te brinda un lugar centralizado para la colaboración en proyectos. El organigrama incluye a todos los empleados para ofrecer una visión integral de la organización. También puedes utilizar un organigrama para conocer mejor cómo utilizas tus recursos y cómo optimizarlos.
Ejemplos de organigramas
Los organigramas pueden tener diferentes estructuras según la cultura empresarial, el modelo operativo y los objetivos estratégicos. No existe un organigrama "correcto": depende de la jerarquía, el tamaño, el sector y otros factores de la empresa.
Aquí tienes algunos ejemplos de organigramas:
Organigrama jerárquico: este es el tipo más tradicional y estándar, con forma similar a una pirámide. Define una estructura vertical con una cadena de mando clara, que muestra las relaciones jerárquicas desde la alta dirección hasta los empleados de nivel inicial. Es ideal para organizaciones más grandes y consolidadas que requieren líneas claras de autoridad y responsabilidad.
Organigrama matricial: esta estructura está diseñada para empresas en las que los empleados están subordinados a más de un gerente, normalmente un gerente funcional (por ejemplo, un jefe de marketing) y un gerente de proyectos. Se usa a menudo en entornos basados en proyectos u organizaciones que siguen una metodología ágil, lo que fomenta la colaboración interdisciplinar, pero a veces puede generar complejidades de carácter jerárquico.
Organigrama plano (u horizontal): se caracteriza por tener pocos niveles de gestión intermedios o ninguno. Su estructura enfatiza la descentralización y la comunicación directa. Es común en empresas más pequeñas o nuevas empresas, ya que promueve la autonomía, la toma de decisiones más rápida y un entorno más colaborativo, pero donde escalar puede ser un desafío.
Organigrama divisional: este tipo lo utilizan las empresas más grandes que se organizan por productos, servicios, regiones geográficas o segmentos de cliente específicos. Cada división funciona casi como su propia miniempresa con su propio conjunto de departamentos funcionales (por ejemplo, un equipo de marketing, ventas y recursos humanos independiente para cada línea de productos).
Organigrama de red: con una estructura menos tradicional y más flexible, el modelo de red enfatiza la comunicación abierta y la toma de decisiones descentralizada. A menudo lo utilizan empresas que dependen en gran medida de socios externos, autónomos o una plantilla laboral altamente colaborativa y basada en proyectos, y muestra las relaciones entre los equipos internos y las entidades externas.
Ventajas de utilizar una plantilla de organigramas
Mejora la claridad y la estructura
Un organigrama representa visualmente la estructura de tu empresa, que incluye la jerarquía, la organización de los equipos y los distintos departamentos. Cuando visualizas la estructura de tu empresa, puedes identificar las estructuras jerárquicas, las relaciones departamentales y la forma en que se estructura cada grupo, lo cual es crucial para la gestión de proyectos y la colaboración. El organigrama también ayuda a aclarar cada nivel de la jerarquía organizativa, lo que facilita la comprensión de los roles y las oportunidades de ascenso.
Mantiene la coherencia
Una plantilla de organigrama es una herramienta eficaz para mantener la coherencia en todos tus organigramas y garantizar la precisión en toda tu documentación. De este modo, resulta más fácil volver a consultarlos y aprovechar esta valiosa herramienta. Además, reduce el número de errores que es probable que cometas cuando tienes que seguir un formato estructurado.
Aumenta la eficiencia
Una plantilla de organigrama ahorra tiempo, ya que permite indicar las responsabilidades de los equipos, lo que se traduce en una mayor eficiencia. Esto te ayuda a dedicar menos tiempo a formatear y más tiempo a centrarte en las metas a largo plazo. El seguimiento de las novedades (como las nuevas contrataciones, los ascensos y las salidas del personal) en una hoja de cálculo también agiliza la gestión de tu organigrama.
Mejora la profesionalidad
Las plantillas ofrecen una solución sencilla para crear un organigrama profesional y bien planteado. Las imágenes o gráficos de alta calidad pueden mejorar la apariencia profesional del organigrama. La calidad de los materiales que distribuyes entre tu equipo y las partes interesadas afecta considerablemente a la percepción de estas personas sobre tu empresa, por lo que tus organigramas deben ser profesionales.
Facilita una comunicación sencilla
La comunicación y el intercambio de conocimientos son cruciales para el éxito de una empresa. El uso de una plantilla de organigrama puede mejorar la comunicación, ya que proporciona una representación visual clara de las estructuras de los equipos, lo que facilita la comprensión de los roles y la comunicación de los cambios. Cuando contratas a un nuevo empleado, puede consultar el organigrama para entender mejor la estructura de la empresa.
Cómo utilizar una plantilla de organigrama
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Definir el equipo
Empieza por decidir si vas a crear un organigrama para toda la empresa o organigramas más pequeños para cada equipo. Define cada equipo, incluidos los miembros y sus roles, y ten en cuenta las cualidades y fortalezas únicas de cada persona. Definir con claridad cada equipo es fundamental para establecer la estructura jerárquica de tu empresa.
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Recopilar la información
Ahora es el momento de recopilar información más detallada sobre los miembros del equipo. Recopila datos precisos, incluida información laboral actualizada. Debes recopilar detalles sobre el rol y las responsabilidades de cada miembro del equipo, así como a quién rinden cuentas. Si es necesario, puedes comprobar la corrección de la información con las partes interesadas pertinentes.
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Crea el organigrama
Una vez que hayas definido los equipos, crea un organigrama que detalle la estructura de tu empresa. Nuestra plantilla gratuita incluye formas y líneas prediseñadas, y puedes elegir entre diferentes opciones de formas para representar visualmente los diversos roles y relaciones.
Te recomendamos comenzar por el equipo ejecutivo e ir bajando, añadiendo formas y líneas a medida que incorporas más equipos y personas. También puedes usar colores para diferenciar equipos o departamentos, y así hacer que el organigrama sea más fácil de comprender. Además, puedes diseñar y personalizar la plantilla de organigrama para que se adapte a las necesidades de tu empresa y coincida con tu estilo y estructura preferidos.
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Revisar y evaluar
Antes de que tu organigrama llegue a los miembros del equipo, solicita la opinión de las partes interesadas. Desempeñan un rol fundamental en el proceso de toma de decisiones, así que puedes usar sus comentarios para revisar tu organigrama hasta que esté listo para compartirlo con el equipo. Asegúrate de que el organigrama refleje los cambios organizativos recientes para mantenerlo preciso y actualizado.
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Compartir con el equipo
Una vez que tu organigrama esté terminado, puedes compartirlo con los equipos incluidos. También puedes descargar o imprimir el organigrama para distribuirlo o mostrarlo fácilmente. Compartir tu organigrama ayuda a los equipos a entender cómo están conectados y de qué es responsable cada equipo, lo que promueve la responsabilidad en toda la organización.
Optimiza las estructuras de los equipos con las pizarras de Confluence
Las pizarras de Confluence facilitan la organización de la información y las estructuras de los equipos, y permiten convertir las ideas en acción. Puedes utilizar esta pizarra digital para intercambiar ideas, planificar y tomar medidas. Incluso puedes integrar incidencias de Jira, páginas de Confluence y herramientas de terceros, como Documentos de Google y PowerPoint, para crear y compartir organigramas y conectarlo todo en un solo lugar.
Puedes utilizar nuestra plantilla de organigrama para crear un documento detallado e insertarlo directamente en una página de Confluence. Las pizarras de Confluence también te permiten interactuar y colaborar con los compañeros del equipo, y conseguir así que todo el mundo esté en sintonía.
Empieza a usar las pizarras de Confluence para facilitar la planificación y pasar de las ideas a la acción.
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