Plantilla de lista de niveles

Si alguna vez has necesitado ordenar elementos del "esencial" al "conveniente", ya entiendes la idea básica de una lista de niveles. Es una forma visual de clasificar los elementos agrupándolos por diferentes niveles. Te permite ordenar tus tareas en diferentes grupos: el grupo superior contiene tus prioridades más altas y el inferior tiene los elementos que pueden esperar. 

Los equipos utilizan las listas de niveles para desglosar las decisiones complejas en partes manejables. Así, en lugar de atascarte comparando cada elemento entre sí, agrupas elementos similares. De este modo, resulta mucho más fácil tener una imagen de conjunto y decidir en qué centrar tu tiempo y tus recursos. 

¿Qué es una plantilla de lista de niveles?

Una plantilla de lista de niveles te ofrece una estructura ya preparada para crear tus clasificaciones. En lugar de empezar siempre desde cero, tienes un marco que te ayuda a orientar tu forma de pensar y a mantener la coherencia del equipo a la hora de evaluar las opciones. Usar un creador de listas de niveles ahorra tiempo y ayuda a todo el mundo a entender cada nivel. 

Una plantilla de lista de niveles resulta práctica cuando se trabaja con un equipo, ya que garantiza que todo el mundo utilice los mismos criterios de clasificación. De este modo, el proceso es más objetivo y fácil de explicar a las partes interesadas. Además, con una plantilla de lista de niveles estándar, puedes comparar las clasificaciones a lo largo del tiempo o entre proyectos. 

Cómo clasificar una lista de niveles

¿Estás listo para empezar a clasificar? Esto es lo que hacen los equipos de éxito para crear listas de niveles eficaces:

• Empieza por lo básico: determina qué significa “excelente” para tu situación. Podría ser la repercusión sobre la clientela, la urgencia o ambas cosas. Escríbelo para que el equipo esté en sintonía.

• Desglosa cada opción: coge una página de la planificación estratégica y utiliza herramientas como la plantilla de análisis DAFO para entender tu clasificación. Tener una imagen completa de cada elemento te ayuda a colocarlo en el nivel correcto.

• Sé fiel a tus reglas: en lugar de comparar elementos individuales, comprueba cada uno según tus criterios originales. Si no tienes cuidado, puedes acabar rápidamente marcando todo como "crítico".

• Haz que tu equipo participe: utiliza las herramientas de colaboración en proyectos para conocer la opinión de los demás. A veces, la persona que trabaja más cerca de un proyecto lo percibe de forma diferente al resto. Esos datos relevantes son esenciales para que la clasificación sea precisa.

Tipos de plantillas de listas de niveles

Diferentes situaciones requieren diferentes enfoques de clasificación. La lista de niveles clásica utiliza letras. El nivel S ocupa la parte superior (originario de los sistemas de clasificación japoneses en los que "S" significa "superior"), y le siguen los niveles A, B, C, etc. Esto funciona bien para las clasificaciones competitivas o cuando quieres hacer hincapié en la naturaleza excepcional de los elementos de primer nivel.

Para el caso de los contextos empresariales, puede que prefieras etiquetas más descriptivas, como: 

• “Crítico/Alto/Medio/Bajo” para la planificación de proyectos basada en prioridades

• "Ahora/Después/Más tarde/Nunca" para la planificación de la hoja de ruta

• "Superar/Cumplir/Por debajo" para las evaluaciones de desempeño

• "Conservar/Mejorar/Eliminar" para analizar las funciones

Consejos para crear una lista de niveles

¿Quieres que tu lista de niveles funcione de verdad? Estos consejos te ayudarán a crear algo que tu equipo pueda poner en práctica de inmediato:

• Mantén la sencillez y la concentración: no crees más niveles de los que necesites. Demasiadas opciones ralentizan las decisiones y difuminan las líneas entre lo que es realmente importante y lo que no lo es.

• Documenta tu opinión: toma notas sobre las decisiones clave de clasificación. Explicar por qué algo se encuentra en el primer nivel puede ahorrar horas de idas y venidas más adelante.

• Usa las señales visuales de forma inteligente: codifica por colores tus niveles para que la lista se pueda entender de un vistazo. El rojo puede indicar urgencia y el verde puede indicar que un elemento o tarea está listo, lo que tenga más sentido para tu equipo.

• Programa actualizaciones periódicas: las prioridades cambian, así que dedica tiempo cada trimestre a revisar y ajustar tus clasificaciones para que sigan siendo pertinentes.

Obtén los puntos de vista adecuados: ponte en contacto con los compañeros de equipo que se encarguen de estas cuestiones a diario. Con frecuencia, su experiencia práctica revelará prioridades que se te podrían haber pasado por alto.