Schaeffler acelera, innova y transforma el trabajo en equipo con Atlassian

Reto: Schaeffler, un fabricante alemán de componentes para automóviles, se ha enfrentado a una fuerte competencia, a márgenes bajos y a la necesidad de más eficiencia, agilidad e innovación para mantenerse en la cima. Por otro lado, una fusión hizo que fuera aún más difícil combinar equipos, sistemas y formas de trabajo. 

Solución: la empresa está resolviendo estos desafíos migrando al System of Work centralizado de Atlassian como parte de su transformación digital de procesos y plataformas.  

Resultados: el cambio de Schaeffler ya está mejorando el ahorro de costes, la colaboración, la gobernanza, el cumplimiento, el rendimiento del sistema y la productividad de los empleados.

La competencia y la adquisición despiertan la necesidad de evolución

La unificación de las herramientas, la modernización de los sistemas antiguos y la fusión de dos grandes empresas veteranas a la vez parece una fórmula abocada al fracaso. Sin embargo, para Schaeffler, todo esto formaba parte de una transformación bien planificada, que está redefiniendo la forma en que la empresa trabaja y compite.

Como uno de los principales fabricantes alemanes de componentes de automoción de alta precisión, Schaeffler se enfrenta a desafíos industriales conocidos: la intensificación de la competencia, los márgenes ajustados y la necesidad constante de una mayor eficiencia, agilidad e innovación. La fusión con Vitesco Technologies ayudó a abordar estos problemas, pero también introdujo nuevas complejidades al tener que unificar equipos, sistemas y procesos.

"Centralizar la colaboración de varias herramientas e implementaciones en el System of Work de Atlassian Cloud ha sido un ingrediente clave a la hora de unir nuestras dos empresas tras la fusión, conectar a miles de empleados y transformar a Schaeffler en una empresa preparada para el futuro en el sector de la automoción", afirma Tina Weber, propietaria de productos del equipo de soluciones de herramientas colaborativas. 

Si bien la transformación de Schaeffler aún está en curso, ya están empezando a obtener las recompensas de su esfuerzo:

• Mejor colaboración entre los equipos empresariales y técnicos de toda la empresa

• Gobernanza simplificada

• Cumplimiento reforzado

• Mayor rendimiento del sistema y productividad de los empleados 

• Gestión de equipos, tareas y proyectos orientada al futuro

El equipo de Schaeffler cree que estos beneficios aumentarán a medida que más equipos adopten Atlassian Cloud Enterprise, lo que permitirá aprovechar todo el potencial de la organización y sentar las bases para la próxima generación de innovación.

Mentalidad, métodos y herramientas: el marco integral de transformación de Schaeffler

Schaeffler sabía que la unificación de las herramientas con una plataforma de nube conectada generaría eficiencia y colaboración en toda la empresa, y que se utilizaría la IA para ayudar a los equipos a ser más productivos. Sin embargo, mejorar la infraestructura era solo una pieza del rompecabezas. Su equipo tenía un objetivo mayor: modernizar su cultura y sus formas de trabajar, no solo sus herramientas, un enfoque que denominan "método, mentalidad, herramienta" o MMT, por sus siglas en inglés. 

Durante toda la transformación, desde la preparación y la limpieza hasta la migración, las pruebas y la puesta en marcha, Schaeffler colaboró estrechamente con su partner de solución, catworkx. Esta colaboración permitió la concesión de licencias dobles (ejecutar Atlassian Data Center y Cloud en paralelo para garantizar la continuidad empresarial), aumentar la capacidad y acelerar los plazos, especialmente después de que la fusión con Vitesco hiciera que la unificación de la plataforma fuera aún más urgente.

Una plataforma en la nube unificada con infinitas posibilidades y capacidades

En Schaeffler, la base de usuarios de Atlassian se ha multiplicado por 10 desde que comenzó la migración, y sigue creciendo. A medida que más equipos migran a la plataforma de Atlassian, comienzan a ver que las posibilidades se convierten en realidades.

"Con Atlassian Cloud Enterprise, disponemos de muchas más funciones, lo que nos ayudará a hacer más con menos. De hecho, ya hemos empezado a retirar las herramientas innecesarias", afirma Tina. Estas nuevas capacidades han permitido a Schaeffler retirar las herramientas innecesarias.

La unificación no solo ahorra aún más tiempo, sino que también crea un System of Work único y conectado que es mejor para los usuarios, los administradores y la empresa. Por ejemplo, a los empleados de toda la empresa les resulta más fácil:

• Acabar con el aislamiento y unir a los equipos de muchos departamentos, como los de TI, RR. HH., compras, marca y sostenibilidad

• Estandarizar la gobernanza 

• Mantener el cumplimiento con una mejor seguridad, más protección de datos, revisiones optimizadas y gestión de varios proveedores 

• Mantener la concentración, con menos interrupciones y menos cambios de contexto

• Trabajar de forma más rápida e inteligente con datos unificados y las capacidades de IA de Rovo

Tina también está notando la diferencia en las responsabilidades de administración de su equipo. "La migración a Atlassian Cloud está ayudando a que nuestro equipo de soluciones de herramientas colaborativas pase de ser un proveedor de servicios a convertirse en un facilitador que apoya a nuestros colegas del equipo empresarial y aporta más valor con los métodos, la actitud y las herramientas correctos". 

Ampliación del System of Work de Schaeffler para un trabajo en equipo mejor y más rápido

El cambio a Atlassian Cloud Enterprise proporciona acceso a nuevas funciones y herramientas que ayudan a los equipos de Schaeffler a trabajar de forma aún más eficiente y eficaz.  

Teamwork Collection para impulsar la colaboración y la productividad 

Jira y Confluence han sido la columna vertebral de la colaboración en Schaeffler. Con la incorporación de Loom a través de Teamwork Collection, Tina y su equipo llevan el trabajo en equipo a un nuevo nivel a través de vídeos y transcripciones con tecnología de IA integrados directamente en páginas de Confluence. "Teamwork Collection conecta aún más a nuestros equipos y herramientas, lo que va a reforzar nuestra colaboración y creatividad", afirma Tina. 

Si bien ya utilizaban Jira y Confluence ampliamente, el equipo de Tina quedó gratamente sorprendido por la forma en que los equipos empresariales y técnicos comenzaron a aprovechar rápidamente las nuevas herramientas y funciones en la nube de Teamwork Collection. Los equipos empezaron a usar Planes de Jira para la planificación interdisciplinar, organizaron sesiones de lluvia de ideas con pizarras de Confluence y crearon vídeos informativos rápidos y atractivos para organizar reuniones mejores y más eficientes. Tina dice: "Loom nos ayudó a reemplazar los correos electrónicos largos y las reuniones de estado por vídeos concisos que realmente se ven".

Rovo para trabajar de forma más rápida e inteligente, no más difícil

Schaeffler ha logrado aprovechar mejor su potencial al añadir Rovo a su plataforma. Se ha convertido en un nuevo y poderoso compañero de equipo en su System of Work de Atlassian, con lo que ayuda a los equipos a encontrar respuestas más rápido, generar nuevas ideas y automatizar las tareas diarias. "Nuestros equipos utilizan Rovo para buscar en todas las aplicaciones, resumir la información, mejorar su redacción y acelerar las tareas tediosas, como agrupar ideas en pizarras de Confluence", afirma Tina. "También les gusta la idea de crear agentes personalizados con Rovo Studio que puedan automatizar los procesos y ahorrar aún más tiempo".

Jira Product Discovery para acelerar el proceso desde la idea hasta el impacto

Ampliar el uso de Jira Product Discovery está ayudando a Schaeffler a registrar, evaluar y planificar las mejoras de los productos más rápido que nunca y, a continuación, pasar rápidamente a la entrega con Jira.  

Como afirma Tina, "añadir Jira Product Discovery a nuestro System of Work de Atlassian significa que podemos gestionar el desarrollo de productos desde la idea hasta la entrega en un solo lugar. Esto nos ayudará a lanzar los productos y funciones más impactantes con mayor rapidez".

Destino: aceleración e innovación

La mayoría de las empresas podrían afirmar que conseguir que sus métodos y herramientas evolucionen es "imposible". Para Schaeffler, era imposible hacerlo solos, pero sí era posible en colaboración.

Al asociarse con Atlassian y catworkx, los equipos de Schaeffler aceleran su transformación, creando los métodos, la mentalidad y las herramientas necesarios para impulsar la innovación durante los próximos 80 años y más allá.